Utilisation d’un compte OneDrive pour partager vos documents

Comment faire pour accéder à vos fichiers depuis n’importe quel ordinateur ? Et comment récupérer chez vous les fichiers que vous utilisez au travail, et vice versa ? Comment consulter un important document lorsque vous voyagez ? La réponse de Microsoft à ce problème porte un nom : OneDrive. C’est votre espace de stockage privé sur Internet, et il fait partie intégrante de Windows 10.

onedrive

OneDrive (anciennement appelé SkyDrive) est l’espace de stockage en ligne de Microsoft. Il offre 15 Go d’espace dans sa version gratuite. Cet espace peut être étendu jusqu’à 1 To en souscrivant une offre payante.

OneDrive permet d’accéder à vos fichiers (photos, documents, etc.) et de les partager avec qui vous voulez, où que vous soyez. Vos photos, documents et autres fichiers importants sont disponibles sur votre téléphone, tablette, PC ou Mac.

Outre le fait de pouvoir stocker vos données dans le cloud gratuitement (jusqu’à 15 Go), OneDrive vous permet de synchroniser vos dossiers entre différents dispositifs : PC, smartphones, tablettes, etc.

L’un des avantages est de bénéficier gratuitement des Office Web Apps de Word, Excel, PowerPoint et OneNote.

Même si nous n’y sommes pas encore habitués, avec OneDrive, différentes personnes situées à différents endroits peuvent travailler sur le même document, au même moment : vous saisissez un chiffre dans une cellule Excel et vous voyez votre collègue qui écrit dans la cellule d’à côté.

Le partage de documents ne se fait qu’avec des personnes de votre choix selon les paramètres de droits et rien ne vous empêche de conserver certains documents confidentiels.

Si vous exécutez Windows 10 et que vous êtes connecté à un compte Microsoft, vous pouvez afficher tous vos fichiers et photos, modifier et partager des documents Office de manière native.

Mieux encore, votre arrière-plan, votre affichage et vos paramètres se déplacent avec vous d’appareil en appareil.

Quels dossiers synchroniser ?

Windows 10 place OneDrive dans le volet de navigation de l’Explorateur de fichiers, ce qui en facilite grandement l’accès.

En fait, OneDrive se comporte exactement comme n’importe quel autre dossier, à une exception près : les fichiers et les dossiers que vous copiez dans votre dossier OneDrive sont également enregistrés dans l’espace que Microsoft vous a alloué sur Internet.

Ceci peut créer un problème. Les smartphones, les tablettes et les notebooks ne disposent pas d’une très grande capacité mémoire. OneDrive, de son côté, est capable d’ingurgiter des tonnes de fichiers. Par exemple, votre tablette ne possède vraisemblablement pas suffisamment de place pour y enregistrer une copie de tout ce que vous avez stocké sur OneDrive.

Windows 10 vous propose comme solution de sélectionner les dossiers qui doivent rester uniquement sur OneDrive, et ceux qui devraient être synchronisés, autrement dit dupliqués également sur le dispositif (PC, tablette, etc.).

Les fichiers que vous décidez de synchroniser seront automatiquement mis à jour de manière à être dans le même état sur votre ordinateur et sur dans le nuage Internet. Dit autrement, OneDrive joue dans ce cas le rôle d’unité de sauvegarde, tout en permettant d’accéder à son contenu à partir d’un autre PC, d’une tablette ou d’un smartphone.

Les fichiers qui ne sont pas synchronisés résident uniquement sur OneDrive. Si vous en avez besoin, vous pouvez y accéder en rendant visite à OneDrive sur Intemet, comme nous le verrons un peu plus loin.

Lorsque vous cliquez sur le dossier OneDrive d’un nouveau PC, Windows vous permet de choisir les fichiers et les dossiers qui seront stockés uniquement sur OneDrive, et ceux qui seront aussi enregistrés en tant que copies sur votre PC.

Deux options de synchronisation sont disponibles

L’option Synchroniser tous les fichiers et dossiers dans mon OneDrive

À moins d’avoir une excellente raison pour dire non, cochez cette option de manière à ce que tous vos fichiers OneDrive possèdent une copie sur votre PC (ou sur la carte mémoire de votre tablette). En règle générale, cela ne pose aucun problème aux PC de bureau, et c’est une assurance tout risque.

L’option Synchroniser uniquement ces dossiers

Cette option est plus intéressante avec un appareil disposant de peu de mémoire de stockage. Dans ce cas, cochez les noms des dossiers qui doivent être synchronisés, et décochez les noms de ceux qui resteront uniquement sur OneDrive.

Ouvrir et enregistrer des fichiers avec OneDrive

Lorsque vous vous connectez pour la première fois à Windows 10 avec un compte Microsoft, Windows crée deux dossiers vides dans votre espace OneDrive : Documents et Images. Bien entendu, d’autres dossiers viennent s’y ajouter selon les choix que vous avez effectués lors de la configuration de OneDrive.

Pour les voir, le plus simple consiste à cliquer dans la barre des tâches sur l’icône de l’Explorateur de fichiers. OneDrive apparaît dans le volet de navigation, à gauche de la fenêtre, exactement comme le contenu de votre ordinateur ou de votre réseau. Cliquez sur son nom, et son contenu va s’afficher dans le volet de droite.

Pour voir le contenu d’un dossier ou modifier un fichier OneDrive, il suffit d’un double-clic sur l’élément concerné. S’il s’agit d’un fichier, il s’ouvrira dans le programme qui l’a créé.

Pour sauvegarder quelque chose de nouveau sur OneDrive, copiez-le ou les éléments sélectionnés dans le dossier de destination de OneDrive, par exemple le dossier Documents. Attention : un enregistrement dans le dossier Documents du PC ne concerne en rien OneDrive.

Pour supprimer quelque chose de OneDrive, vous devez y effectuer un clic droit et choisir dans le menu contextuel la commande Supprimer. L’élément est envoyé dans la Corbeille de Windows, où il pourra être récupéré en cas d’erreur.

Quelles que soient les manipulations que vous effectuez avec le contenu de votre dossier OneDrive, Windows 10 actualise automatiquement sur Internet les éléments qui ont été modifiés.

Vous n’avez pas encore créé votre compte Microsoft ? Faites-le vite et profitez-en pour mettre de l’ordre dans vos dossiers avant d’organiser votre espace personnel de stockage en ligne sans oublier qu’il sera identique sur tous vos appareils.

Si vous avez besoin d’un plus grand espace de stockage sur OneDrive, c’est possible (et un peu moins gratuit, certes).

Essayez donc la fonctionnalité qui permet de télécharger automatiquement les photos de votre smartphone (iOS, Android ou Windows Phone) vers OneDrive : quand vous changerez de téléphone, elles seront toujours disponibles.

Finalement, peut-être que vous serez intéressé par un abonnement à Office 365 : vous disposerez alors d’un espace de stockage illimité sur OneDrive.