Mise à jour le 3 novembre 2016
Les documents stockés dans le Cloud peuvent être facilement partagés avec d’autres personnes, qui pourront les modifier si vous l’autorisez. OneDrive offre pour cela toutes les fonctions nécessaires.
Vous avez l’habitude d’expédier par e-mail, en pièce jointe, les documents sur lesquels un collègue doit travailler ? Il vous les renvoie ensuite, charge à vous de les transmettre au suivant, puis de collationner les différentes interventions ? Oubliez ces méthodes archaïques ! L’heure est au Cloud, aux documents partagés en ligne.
Comme tous les services de ce type, OneDrive offre toutes les fonctions nécessaires pour un travail collaboratif simple et efficace. L’envoi d’un document en pièce jointe est remplacé par la transmission d’un lien, vers une copie des documents stockée en ligne.
Suivant les autorisations que vous accorderez, certains pourront seulement consulter le fichier, d’autres pourront le modifier. Il n’est même pas nécessaire qu’ils possèdent Word, Excel ou PowerPoint pour travailler sur les documents : si ces logiciels ne sont pas installés sur leur PC, ils pourront employer les applications Office Online. Les versions successives des documents sont mémorisées, et vous pouvez revenir à tout moment à une version antérieure. Une seule contrainte : tous les intervenants doivent disposer d’un compte Microsoft pour pouvoir accéder aux documents que vous partagez via OneDrive.
Cependant ce n’est pas un grand inconvénient, il n’est pas nécessaire qu’ils soient déjà utilisateurs des services en ligne de Microsoft. Il leur suffira, lorsqu’ils cliqueront sur le lien que vous leur enverrez, de créer un compte s’ils n’en n’ont pas déjà un. L’opération ne demande pas plus de quelques secondes, elle se résume à choisir une adresse mail et un mot de passe. Donc pas d’hésitation, pour travailler en équipe, passez au Cloud.
[box type=”info” style=”rounded” border=”full”]Eléments partagés : Dans OneDrive, pour voir quels fichiers et dossiers vous avez partagés avec d’autres utilisateurs, cliquez sur Partagés, à gauche. Faites un clic droit sur un élément puis Détails pour en savoir plus, et éventuellement arrêter le partage.[/box]
Partager fichiers et dossiers
Voici comment partager des documents avec vos collaborateurs, à partir de votre espace en ligne.
Définir les autorisations
Faites un clic droit sur le document ou le dossier concerné et choisissez Partager. Cliquez sur Les utilisateurs peuvent modifier… pour préciser si la modification du document est autorisée.
Expédier un e-mail
Cliquez sur Envoyer un message pour adresser un mail aux intéressés. Tapez leurs adresses (séparées par un point-virgule) dans le premier champ de saisie et cliquez sur Partager.
Envoyer un lien
Vous pouvez aussi choisir Obtenir un lien puis cliquer sur Copier, et transmettre ce lien par tout moyen à votre convenance, messagerie instantanée par exemple (faites un clic droit dans le message et Coller).
Suivre les modifications
Pour voir l’historique des modifications effectuées sur un document, faites un clic droit dessus et choisissez Historique des versions. Pour revenir à une version antérieure, sélectionnez-la et faites Restaurer.
Partage Express
Vous pouvez aussi obtenir rapidement un lien de partage, directement depuis l’Explorateur de fichiers sur votre PC.
Ouvrez l’Explorateur
Ouvrez l’Explorateur de fichiers puis naviguez jusqu’au fichier ou dossier que vous souhaitez partager, dans le dossier OneDrive. Faites un clic droit dessus et sélectionnez Partager un lien OneDrive.
Créez un lien
Patientez un instant : une notification apparaît, vous informant qu’un lien vers le document ou le dossier a été enregistré dans le presse-papiers.
Expédiez le lien
Expédiez le lien aux personnes de votre choix, par e-mail ou par messagerie instantanée. Il suffit de faire un clic droit dans la zone du message et de choisir Coller.
